Wstęp
Moduł CMMS (Computerized Maintenance Management System) w AndonCloud umożliwia zarządzanie zadaniami utrzymania ruchu oraz organizację procesów produkcyjnych.
Użytkownik może w nim tworzyć i planować zlecenia pracy, ustalać harmonogramy przeglądów, korzystać z przygotowanych szablonów, przypisywać zadania pracownikom oraz definiować procedury napraw.
Dzięki temu pracownicy mają łatwy dostęp do szczegółowych instrukcji wykonania zadań, co usprawnia komunikację i organizację pracy w dziale utrzymania ruchu.
Celem tej instrukcji jest pokazanie krok po kroku, jak skonfigurować i obsługiwać poszczególne zasoby modułu CMMS, tak aby w pełni wykorzystać jego możliwości, od prostych zadań, aż po zaawansowane harmonogramy i automatyzacje.
Konfiguracja w panelu zarządzania systemem obejmuje:
- Zlecenia pracy - pojedyncze zadania do realizacji,
- Zlecenia okresowe - cyklicznie powtarzające się zadania,
- Szablony zleceń pracy - samodzielnie tworzone wzorce, które usprawniają i przyspieszają późniejsze tworzenie powtarzalnych zleceń.
- Szablony procedur - samodzielnie definiowane zestawy kroków, które ujednolicają i usprawniają sposób wykonywania zadań.
- Kategorie - sposób grupowania zleceń według ich typów i charakteru, ułatwiający porządkowanie i wyszukiwanie.
Przed rozpoczęciem tworzenia pierwszych zleceń pracy, warto poświęcić chwilę na konfigurację podstawowych elementów, takich jak kategorie, szablony procedur oraz szablony zleceń pracy. To one będą fundamentem dla dalszej pracy i zapewnią, że wszystkie zadania będą tworzone w spójny i uporządkowany sposób.
1.Konfiguracja wstępna
Przed rozpoczęciem tworzenia zlecenia pracy należy skonfigurować poszczególne moduły:
- Kategorie
- Szablony procedur
- Szablony zleceń pracy
1.1 Tworzenie kategorii dla zleceń pracy
Kategorie służą do grupowania i klasyfikowania zasobów, takich jak zlecenia pracy i szablony zleceń. Dzięki nim możliwe jest filtrowanie zasobów w systemie, co pozwala na łatwiejsze wyszukiwanie i organizowanie danych zgodnie z potrzebami danej firmy.
UWAGA!
Kategorie mogą być również edytowane i usuwane, ale należy pamiętać, że usunięcie kategorii przypisanej do zasobu spowoduje jej usunięcie z rekordu, pozostawiając zasób bez określonej kategorii.
Aby utworzyć kategorię należy w zakładce CMMS wybrać opcję „Kategorie”
a następnie kliknąć w prawym górnym rogu opcję „Utwórz: kategoria”
1.2 Tworzenie szablonów procedur
Szablony procedur umożliwiają definiowanie i tworzenie struktury procedur wykorzystywanych w szablonach zleceń pracy oraz w samych zleceniach. Proces ich tworzenia jest prosty. Wymaganym polem jest jedynie pole „Nazwa”. Kolejne pole, „Opis” jest opcjonalne.
Po wypełnieniu powyższych pól można przejść do Konfiguracji procedury i uzupełniać dodawane pola wg zasad:
- Wszystkie utworzone pozycje muszą mieć uzupełniony tytuł.
- W przypadku pól typu „Checklist” lub „Opcje jednokrotnego wyboru”, lista musi zawierać co najmniej jedną opcję, a każda z nich powinna mieć unikalną (nie powtarzającą się) wartość.
Formularz szablonu procedury składa się z elementów, które można dowolnie rozmieszczać metodą przeciągnij i upuść (drag-and-drop), co ułatwia ich uporządkowanie i dostosowanie do potrzeb.
Aby zmienić kolejność elementu, należy za pomocą zaznaczonego na zdjęciu powyżej paska przeciągnąć element w odpowiednie miejsce.
Każdy element zawiera tytuł pola, typ pola (np. tekst, checkbox, data) oraz – w zależności od typu – opcje do wyboru. Dzięki temu możliwe jest tworzenie przejrzystych i spójnych formularzy procedur.
Po zapisaniu szablonu system automatycznie wyświetla jego podgląd, dzięki czemu użytkownik może od razu zobaczyć strukturę i wygląd formularza. Ten sam widok będzie dostępny również po przypisaniu procedury do szablonów zleceń pracy lub zleceń pracy.
Aby utworzyć „szablon procedur” należy w zakładce CMMS wybrać opcję „Szablony procedur”
a następnie kliknąć w prawym górnym rogu opcję „Utwórz:szablon procedury”
W drugiej części formularza, należy wybrać opcję „Dodaj pole” i wypełnić „Tytuł pola” oraz wybrać z rozwijanej listy „Typ pola” a następnie zatwierdzić klikając w „Utwórz:Szablon Procedury”
Podczas dodawania kolejnych elementów procedury proszę zwrócić uwagę na pole wyboru „Wymagane”.
Zaznaczenie tej opcji oznacza, że bez wykonania danego kroku procedura nie będzie mogła zostać zakończona.
1.3 Tworzenie szablonów zleceń pracy
Szablony zleceń pracy to predefiniowane wzorce, na podstawie których tworzone są właściwe zlecenia w systemie. Pozwalają usprawnić proces ich przygotowywania, zwłaszcza w przypadku działań powtarzalnych lub planowanych cyklicznie. Każdy szablon zawiera zestaw podstawowych informacji i ustawień, które zostaną automatycznie przypisane do nowego zlecenia.
Szablony mogą być wykorzystywane w różnych modułach systemu, takich jak zarządzanie zleceniami, harmonogramy czy obsługa alertów. Stanowią podstawę dla pojedynczych zleceń pracy, ale także służą do tworzenia harmonogramów, w których na ich podstawie cyklicznie generowane są zadania. Mogą być również powiązane z określonymi statusami w słownikach lub z regułami eskalacji, na przykład w sytuacjach, gdy system ma automatycznie utworzyć zlecenie w odpowiedzi na wystąpienie konkretnego alertu.
Informacje wstępne:
- Szablon procedury nie jest wymagany przy tworzeniu zlecenia. Można dodać go w późniejszym czasie.
- Jeśli podczas tworzenia szablonu zlecenia przypisana zostanie procedura, system utworzy jej kopię w tym szablonie.
- Podczas edycji szablonu procedura nie jest aktualizowana automatycznie, nawet po wyborze nowej. Aby ją zaktualizować, zaznacz opcję „Zaktualizuj procedurę dla szablonu zlecenia”.
- W zakładce „Podgląd procedury” widoczny jest wiersz „Szablon procedury” z linkiem do przypisanej procedury.
- W prawej części, widoczny jest opis wersji. Jeśli procedura jest aktualna – pojawi się dopisek „obecna wersja”, jeśli została zmieniona – widoczny będzie numer przypisanej wersji. Jeśli procedura zostanie usunięta z systemu – link również zostanie usunięty, ale treść nadal będzie dostępna w podglądzie.
- System zachowuje dane historyczne, dzięki czemu możliwy jest podgląd starszych wersji szablonów nawet po zmianach lub usunięciu procedur.
Aby utworzyć szablon zlecenia pracy należy w zakładce CMMS wybrać odpowiednią opcję: „Szablony zleceń pracy”.
Następnie w prawym górnym rogu, kliknąć w opcję: „Utwórz:Szablon zlecenia pracy”
W wyświetlonym formularzu należy obowiązkowo wprowadzić nazwę. Kolejne pola proszę uzupełnić wg potrzeb. Poniżej szczegółowo opisałam, do czego służy każde z pól w formularzu.
- Nazwa - pole wymagane, jest to unikalna identyfikacja szablonu.
- Opis - pole opcjonalne,ma charakter informacyjny.
- Stanowiska - lista stanowisk, do których będzie przypisane zlecenie po jego utworzeniu.
- Wykonawcy - osoby przypisane do zlecenia od razu po jego utworzeniu.
- DTR (dokumentacja techniczno-ruchowa) - możliwość dołączenia pliku (do 25MB).
-
Przesunięcie terminu (wartość + jednostka) - określa ile czasu od utworzenia zlecenia będzie przesunięty jego planowany termin wykonania.
Priorytet - do wyboru są cztery opcje dostępnych wartości. - Szablon procedury, Kategoria - do wyboru z rozwijanej listy. Na liście znajdują się wcześniej skonfigurowane szablony i kategorie.
Aby zatwierdzić wprowadzone dane, należy kliknąć w „Utwórz:szablon zlecenia pracy”, opcję znajdującą się na końcu formularza.
Przesunięcie terminu w szablonie zlecenia
Jeśli w szablonie zlecenia ustawiono przesunięcie terminu (np. o 8 godzin), to system automatycznie przeliczy termin wykonania względem wybranej daty rozpoczęcia.
Przykład:
- Przesunięcie: 8 godzin
- Data rozpoczęcia: 12:00
- Termin wykonania: 20:00
Zasada ta działa analogicznie dla przesunięć w dniach, tygodniach i innych jednostkach czasu.
2. Tworzenie i obsługa zleceń pracy
Zlecenie pracy to główny moduł systemu CMMS.
System umożliwia tworzenie zleceń pracy na kilka sposobów: manualnie, poprzez automatyczne generowanie z wcześniej zdefiniowanych szablonów, lub na podstawie zdarzeń systemowych i alertów. Taka elastyczność pozwala dopasować procesy do specyfiki organizacji i zautomatyzować wiele powtarzalnych działań, co może przyczynić się do poprawy efektywności pracy działów technicznych.
2.1 Ręczne tworzenie zlecenia pracy
Użytkownik ma możliwość samodzielnego dodania nowego zlecenia, wprowadzając wszystkie niezbędne informacje, w tym określając konkretny termin rozpoczęcia i zakończenia zadania. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne zaplanowanie zadania w czasie.
Aby ręcznie utworzyć zlecenie pracy należy w zakładce CMMS wybrać odpowiednio opcję: „Zlecenia pracy”,
W wyświetlonym formularzu należy obowiązkowo wprowadzić „nazwę”. Kolejne pola uzupełniamy analogicznie jak w przypadku szablonu zlecenia pracy z tą różnicą, że tutaj możemy jasno wskazać, od kiedy i do kiedy ma obowiązywać zlecenie pracy.
- Nazwa - pole wymagane, jest to unikalna identyfikacja szablonu.
- Opis - pole opcjonalne,ma charakter informacyjny.
- Stanowiska - lista stanowisk, do których będzie przypisane zlecenie po jego utworzeniu.
- Wykonawcy - osoby przypisane do zlecenia od razu po jego utworzeniu.
- DTR (dokumentacja techniczno-ruchowa) - możliwość dołączenia pliku (do 25MB).
- Data rozpoczęcia, Termin wykonania
- Priorytet - do wyboru są cztery opcje dostępnych wartości.
- Status- do wyboru są następujące opcje: Otwarte, Wstrzymane, W toku, Zakończone i Anulowane.
- Szablon procedury, Kategoria - do wyboru z rozwijanej listy. Na liście znajdują się wcześniej skonfigurowane szablony i kategorie.
- Notatka- możliwość dodania własnej informacji dla zleceniobiorcy.
- Czas pracy - określenie czasu niezbędnego do wykonania zlecenia, daje możliwość zaplanowania go odpowiednio w harmonogramie zleceń.
